|
Correspondentie |
Schuiven Vorige Startpagina Volgende Meer |
Correspondentie kan gericht worden aan een Bedrijf, Relatie of Medewerker. De correspondentie binnen de WIZZkit werkt met behulp van Sjablonen.
Adressering
De WIZZkit zal proberen automatisch een adres toe te wijzen. Indien het automatisch toegewezen adres niet het juiste is, kun je met de knop Ander adres een overzicht van beschikbare adressen oproepen. Door te klikken op het gewenste adres zullen de geselecteerde adresgegevens overgenomen worden. Klik eventueel nogmaals op de knop Ander adres om het adressenvenster weer te sluiten zonder hieruit een adres te selecteren. Het adres kan ook handmatig worden ingevoerd.
Welke adressen je hier ziet is afhankelijk van een aantal factoren (zie ook adresselectie)
•Het aantal adressen dat opgegeven is bij de relatie.
•Het aantal adressen dat opgegeven is bij het bedrijf (waar de relatie werkzaam is).
•Of de adressen van het bedrijf getoond mogen worden voor de relatie (Relaties: veld Toon bedrijfsadressen bij correspondentie).
•Of alle correspondentie met de relatie verloopt via het bedrijf (Relaties: veld Alle correspondentie (adressering) gaat via bedrijf).
Bij correspondentie die gericht is aan een relatie, zal na het selecteren van een bedrijfsadres, automatisch een vinkje geplaatst worden in het veld Bedrijfsnaam meegeven aan adressering. De relatie zal dan als t.a.v. vermeld worden in de adressering.
Referentienummer
Voor ieder document wordt er een Referentienummer aangemaakt. Dit nummer wordt automatisch toegewezen en vermeld op het aangemaakte document. Het Referentienummer is als volgt opgebouwd:
|
1.= De laatste twee cijfers van het jaartal waarin het document is aangemaakt 2.= De code voor de entiteit: B=Bedrijf, R=Relatie en M=Medewerker 3.= Representeert het interne nummer van het Bedrijf, de Relatie of de Medewerker 4.= De laatste 3 cijfers zijn een volgnummer dat bijgehouden wordt per bedrijf, relatie en medewerker. |
Bestandsnaam
Iedere vorm van correspondentie zal uiteindelijk resulteren in een bestand (document). Dit bestand wordt opgeslagen op uw harde schijf in de map zoals deze is opgegeven. De Documentnaam bestaat uit het Referentienummer (optioneel) en/of de Korte omschrijving (verplicht).
Dus bijvoorbeeld: 14-R0056-002 - mijn korte omschrijving
Let op: De extensie van het document (bijv. '.doc') hoeft hierbij nooit opgegeven te worden.
Aanmaken van het document
Wanneer alle gegevens ingevoerd zijn, dan kun je het document aanmaken door op de knop Maak document aan te klikken. Er zal dan afhankelijk van het gekozen Sjabloon een externe applicatie gestart worden (bijvoorbeeld MS Word of MS Excel). Hierin wordt het document getoond en kun je de inhoud wijzigen.
Let op: Wijzigingen die je aanbrengt in dit document (zoals het corrigeren van een foutief adres) worden niet automatisch in de WIZZkit verwerkt.
Communicatie record
Voor ieder aangemaakt document zal er een Communicatierecord aangemaakt worden. Dit record bevat een verwijzing naar het zojuist gemaakte document.
Indien de correspondentie gericht is aan een relatie en er een bedrijfsnaam wordt meegegeven in de adressering, dan zal er ook een verwijzing naar het Bedrijf opgenomen worden in Communicatie. Wordt de Bedrijfsnaam leeg gelaten of gewijzigd, dan wordt alleen de verwijzing naar de Relatie opgenomen.
