|
Conceptfacturen |
Schuiven Vorige Startpagina Volgende Meer |
Hoofdmenu: Agenda -> Optie: Conceptfacturen
Met de functie Conceptfacturen kunnen afspraken en reiskosten automatisch worden gefactureerd. Om voor facturatie in aanmerking te komen, moet er aan de volgende criteria voldaan worden:
Facturatie van:
Afspraken:
•De einddatum van de afspraak moet ouder zijn dan de huidige datum (tenzij een andere instelling is gekozen).
•De afspraak moet een Afspraaktype hebben dat gefactureerd moet worden.
Opgegeven losse kilometers vanuit afspraak:
•De einddatum van de afspraak moet ouder zijn dan de huidige datum (tenzij een andere instelling is gekozen).
•de afspraak moet een Afspraaktype hebben dat gefactureerd moet worden.
•Het aantal los te factureren KM's dient groter te zijn dan 0 (nul).
•Er mag maar één Relatie aan de afspraak gekoppeld zijn.
Ritten vanuit de Kilometerregistratie:
•Bij de rit moet aangegeven zijn dat de reiskosten gefactureerd moeten worden.
•Het aantal te factureren KM's dient groter te zijn dan 0 (nul).
Wanneer de menuoptie Conceptfacturen wordt geselecteerd, dan wordt alles verzameld wat automatisch kan worden gefactureerd. Er zijn drie varianten die via Conceptfacturen gefactureerd kunnen worden, t.w.:
•Afspraken met een afspraaktype dat gefactureerd moet worden.
•Afspraken waarbij los te factureren KM's zijn opgegeven.
•Ritten vanuit de Kilometerregistratie die gefactureerd moeten worden.
Voorbeeld
Stel dat je volgende afspraken in de agenda hebt ingevoerd.
|
Opmerkingen bij afspraken:
Jan Janssen heeft deze dag zowel een autorijles als een motorrijles.
De motorrijles van Piet Pietersen en Jan Waalwijk duurt 2,0 uur in plaats van de standaard 1,5 uur.
De autorijles vanuit het pakket van Karel Korenbloem is geblokkeerd omdat zijn Afsprakentegoed ontreikend was.
Voor het rijexamen van Stef Merlijn is het Afsprakentegoed bijgewerkt. |
Bijbehorende afspraaktypes:
De afspraken met het type Autorijles en Motorrijles moeten gefactureerd worden.
De overige Afspraaktypes worden niet gefactureerd.
Conceptfactureren tonen
Let op: In dit overzicht staan alle afspraken die in aanmerking komen om gefactureerd te worden. Op dit moment zijn ze echter nog niet gefactureerd.
Hoe werkt het?
•Afspraken van dezelfde Relatie worden samengevoegd op één Factuur.
•Voor een afspraak waaraan meerdere Relaties zijn gekoppeld, wordt voor iedere relatie een aparte Factuur aangemaakt.
•De afspraken met Afspraaktypes die niet gefactureerd hoeven worden komen niet in de lijst voor (zoals: Administratie en Rijexamen).
•Voor afspraken met een Afspraaktype met Tariefeenheid "Uur" wordt het bedrag berekend op basis van de tijdsduur van de afspraak.
Niet zichtbaar in bovenstaande schermvoorbeeld:
Wanneer een Afspraaktype werkt volgens Directe betaling door klant (bij afspraak) wordt deze ook opgenomen in de lijst Conceptfacturen.
•In het veld D.B. (= Contante Betaling) kun je aflezen dat de regel contant betaald is.
•In het veld D.V. (= Datum Vermelden) kun je aflezen dat de datum van de afspraak in de Factuurregel zal worden vermeld.
•In het veld S.V. (= Samenvoegen) kun je aflezen dat alle afspraken van hetzelfde Afspraaktype per Relatie worden samengevoegd op één factuurregel.
Let op:
Voordat je op de knop Maak definitieve facturen klikt word je sterk geadviseerd om eventuele afspraken bij te werken waarbij de geplande tijd afwijkt van de daadwerkelijke tijd.
Conceptfactuur bijwerken
•Dubbelklik op een conceptfactuur om de onderliggende afspraak te openen en deze te corrigeren.
Indien één of meerdere conceptfacturen zijn gewijzigd, dient het overzicht opnieuw geladen te worden om de wijzigingen bij te werken in Conceptfacturen.
•Klik op de knop Maak definitieve facturen
•Kies Opnieuw laden conceptfacturen.
Selecteren wat je wilt facturen
Verwijder eventueel de vinkjes bij alle conceptfactuurregels (afspraken en ritten) waarvoor nog geen Definitieve factuur aangemaakt moet worden. Deze afspraak zal de eerstvolgende keer dat je de optie Conceptfacturen kiest wederom in deze lijst verschijnen.
Let op:
Een te factureren afspraak die is toegewezen aan meerdere relaties kan hierdoor deels gefactureerd worden. Voor de resterende Relaties waarvoor nog geen Factuur is aangemaakt, zal deze afspraak dus terugkeren in deze lijst. Kijk bij het onderwerp Afspraken wijzigen hoe je een deels gefactureerde afspraak kunt uitsluiten en eventueel weer kunt opnemen voor verdere facturatie.
Definitieve facturen aanmaken
Tot slot kun je de definitieve facturen aanmaken.
•Klik op de knop Maak definitieve facturen
Wanneer je dit scherm verlaat zonder op de knop Maak definitieve facturen te klikken, dan worden er geen definitieve facturen aangemaakt en blijft de status van de afspraken en ritten ongewijzigd.
Om te voorkomen dat er foutieve factuuregels worden aangemaakt vanuit de agenda, is het belangrijk de Conceptfacturen altijd goed te controleren vóórdat de definitieve facturen worden aangemaakt. |
Consolideren op een bestaande factuur
Indien in de Instellingen bij Consolideer gefactureerde afspraken op openstaande facturen van dezelfde relatie de optie Altijd of Vraag mij is opgegeven, dan is het mogelijk de via Conceptfacturen aangemaakte facturen te consolideren op een al bestaande definitieve factuur van dezelfde Relatie. De definitieve factuur dient dan wel de status Open te hebben.
Let op: Indien er meerdere openstaande facturen voor dezelfde Relatie aanwezig zijn, dan zullen de nieuwe factuurregels altijd op de laatst aangemaakte factuur worden toegevoegd.
Indien de facturatie van een afspraak ongedaan gemaakt moet worden, kan men de afgeleide factuurregel van de definitieve factuur verwijderen. Hiermee wordt de status van de afspraak weer terug gezet. |
