|
E-mailservice voor versturen afspraakherinneringen |
Schuiven Vorige Startpagina Volgende Meer |
De E-mailservice is een zogenaamde Windows service die kan worden gebruikt om automatisch afspraakherinneringen te versturen van eerder verstuurde afspraakbevestigingen.
Hoofdmenu: Agenda -> Optie: Afspraaktypes
Per afspraaktype kan worden opgegeven of er een automatische herinnering moet worden verstuurd.
•Plaats een vinkje bij het veld: Afspraakbevestiging autom. herbevestigen.
Hoofdmenu: ADMIN-panel -> Optie: Instellingen -> tabblad: Module: Agenda -> tabblad: Agendaopties
De E-mailservice kan in de Instellingen worden ingeschakeld.
•Plaats een vinkje bij Stuur automatische herbevestigingen van al eerder gemailde afspraakbevestigingen.
Hiermee wordt de E-mailservice op de achtergrond gestart.
Indien de extra optie Werken met meerdere bedrijven (databases) beschikbaar is, dan kan de E-mailservice per database worden ingeschakeld.
•Geef in het veld Mail herbevestiging XX dagen voor de datum van de afspraak het aantal dagen vóór de datum van de afspraak op om te bepalen wanneer de herinneringen verstuurd moeten worden.
Aanbevolen aantal dagen is 1 dag.
•Geef in het veld Start mailen van herinneringen dagelijks vanaf de tijd op vanaf hoe laat je de herinneringen wilt mailen.
Let op: Indien WIZZkit is geïnstalleerd op jouw lokale computer, dan moet de computer wel aan hebben gestaan tussen de opgegeven starttijd en 00:00 uur 's avonds. Staat de computer een hele dag niet aan, dan kunnen de herinneringen nog op een volgende dag worden verstuurd tenzij de datum van de afspraak dan al is verstreken.
Let op: De opgegeven tijd is een "vanaf"-tijd. Het is dus niet zo dat de herinneringen dan exact op die tijd worden verzonden. Het verzenden begint echter nooit vóór die tijd. Hiermee kan voorkomen worden dat klanten midden in de nacht een E-mail ontvangen.
Hoe werkt het?
•De service werkt ook als WIZZkit zelf niet is opgestart
Let op: De computer moet wel opgestart worden.
•Indien de computer een dag niet wordt opgestart, dan worden niet verstuurde herinneringen alsnog verstuurd. Echter alleen als de datum van de afspraak nog niet is verstreken.
Bij gebruikmaking van "WIZZkit online werken" (bij Officebox) hoef je niet iedere dag in te loggen in de online omgeving. De online server blijft namelijk continu draaien en herinneringen worden daarom dagelijks verstuurd.
•Klanten ontvangen 1 tot 5 dagen voor de daadwerkelijke afspraakdatum een herinnering per E-mail.
(uitzondering hierbij is als de computer één of meer dagen niet is aangezet. in dat geval wordt de herinnering uiterlijk nog op de afspraakdatum verstuurd)
Herinneringen worden verstuurd:
•als het gebruik van de E-mailservice is ingeschakeld en de computer is opgestart
(WIZZkit hoeft zelf niet opgestart te worden voor het versturen van herinneringen)
•voor afspraken met een Afspraaktype waarvoor is opgegeven dat er herinneringen moet worden verstuurd
•voor afspraken waarvoor al eerder een afspraakbevestiging is verstuurd
•voor afspraken waarvoor nog geen herinnering is verstuurd
•voor afspraken waarvoor de herinnering ná de datum van de initiële afspraakbevestiging kunnen worden verstuurd
•voor afspraken waarvoor de herinnering vóór of uiterlijk op de daadwerkelijke afspraakdatum kunnen worden verstuurd
(het versturen van een herinnering op de afspraakdatum komt alleen voor als de computer één of meer dagen niet is aangezet)
Let op: Er wordt altijd een Communicatierecord van een verstuurde afspraakbevestiging aangemaakt als de E-mailservice actief is t.b.v. het versturen van een herinnering.
Let op: Er worden geen herinneringen verstuurd voor afspraken waarbij de initiële afspraakbevestiging al is verstuurd vóórdat E-mailservice was ingeschakeld.
Let op: Er worden geen herinneringen verstuurd voor afspraken waarbij de initiële afspraakbevestiging al is verstuurd vóórdat bij het Afspraaktype Afspraakbevestiging autom. herbevestigen was ingeschakeld.
Herinneringen worden NIET verstuurd:
•als het gebruik van de E-mailservice niet is ingeschakeld (Instelling: Stuur automatische herbevestigingen van al eerder gemailde afspraakbevestigingen)
•als het gebruik van de E-mailservice wel is ingeschakeld maar de computer niet is opgestart
•voor afspraken waarvoor nog geen afspraakbevestiging is verstuurd
•voor afspraken waarbij de herinnering op dezelfde dag als de initiële afspraakbevestiging zou worden verstuurd
•voor afspraken waarbij de herinnering niet ná de datum van de initiële afspraakbevestiging kunnen worden verstuurd
(dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer een afspraak van overmorgen vandaag wordt bevestigd en dat Mail herbevestiging XX dagen voor de datum van de afspraak op 3 dagen is ingesteld)
•voor afspraken waarbij de herinnering ná de daadwerkelijke afspraakdatum zouden worden verstuurd
(dit komt alleen voor als de computer één of meer dagen niet is aangezet)
